Cuando un autónomo o una pyme compra algo para su negocio, no siempre puede deducir todo el importe de una sola vez. Si ese bien va a utilizarse durante varios años, lo habitual es tener que amortizarlo, es decir, repartir su coste entre distintos ejercicios.
La clave está en distinguir si lo que has comprado es un gasto habitual del negocio o una inversión que vas a utilizar durante bastante tiempo. Un ordenador, una máquina, una furgoneta o determinado mobiliario de oficina son ejemplos habituales de bienes que pueden tener que amortizarse.
A continuación, explicamos de forma sencilla cuándo es obligatorio amortizar, qué ocurre con los bienes de menos de 300 euros y por qué llevar correctamente las amortizaciones puede ayudarte a evitar problemas con Hacienda.
Qué es la amortización y para qué sirve
La amortización refleja la pérdida de valor que experimentan determinados bienes debido al uso, al paso del tiempo o a que se quedan obsoletos.
Por ejemplo, si compras un ordenador para trabajar, es razonable pensar que no conservará el mismo valor después de varios años. Contablemente, esa pérdida de valor se va registrando poco a poco mediante la amortización.
Aunque no supone que cada año salga dinero nuevamente de tu cuenta bancaria, sí se considera un gasto contable y, cuando cumple los requisitos fiscales, puede reducir el beneficio sobre el que tributa el negocio.
Qué bienes debe amortizar un autónomo o una empresa
Con carácter general, se amortizan los bienes que forman parte del inmovilizado y que van a permanecer en el negocio durante más de un año.
Esto puede incluir ordenadores, mobiliario, maquinaria, herramientas, determinados vehículos, instalaciones o algunos programas informáticos. Son bienes que no se compran para venderlos de inmediato, sino para utilizarlos en la actividad durante un periodo prolongado.
Los terrenos y las obras de arte, en cambio, no se amortizan porque no se considera que sufran una depreciación por el uso de la misma manera.
Por tanto, cuando compras un bien para utilizarlo durante varios ejercicios, lo habitual es registrarlo como una inversión y repartir su coste mediante la amortización, en lugar de deducirlo íntegramente como un gasto corriente.
Bienes de más de 300 euros: Cuándo hay que amortizarlos
El importe del bien es uno de los criterios que conviene tener en cuenta.
Cuando un elemento tiene un valor superior a 300 euros por unidad, más IVA, y va a utilizarse durante más de un año, lo habitual es tratarlo como inmovilizado y amortizarlo conforme a las reglas correspondientes.
Por ejemplo, si un autónomo compra un ordenador por 1.000 euros para trabajar, no debería registrar todo su coste como gasto corriente del ejercicio. Ese ordenador se utilizará previsiblemente durante varios años y su importe deberá distribuirse mediante amortizaciones.
Lo mismo puede suceder con una máquina, mobiliario profesional o determinados vehículos destinados a la actividad.
Qué ocurre con los bienes de escaso valor
Los bienes de escaso valor tienen un tratamiento especialmente interesante para autónomos y pymes.
Los elementos nuevos del inmovilizado material cuyo valor unitario no supere los 300 euros pueden amortizarse libremente, con un límite conjunto de 25.000 euros por ejercicio.
Esto significa que, si se cumplen los requisitos, puede llevarse toda la amortización del bien al mismo año de su compra.
Por ejemplo, podrían entrar en este supuesto una impresora de 260 euros, una silla de oficina de 200 euros o una herramienta profesional de 290 euros.
Es importante tener en cuenta que el límite de 300 euros se calcula por unidad y no por factura. Si una empresa compra diez sillas de 250 euros cada una, cada silla se analiza individualmente.
Además, el bien debe ser nuevo y estar realmente relacionado con la actividad económica. El hecho de costar menos de 300 euros no convierte automáticamente una compra personal en un gasto deducible.
Cómo se calcula la amortización de un bien
Cuando un activo no puede amortizarse íntegramente en el mismo ejercicio, hay que repartir su coste a lo largo de varios años.
Para determinar cuánto puede amortizarse cada año se utilizan las tablas oficiales de amortización, que establecen porcentajes máximos y periodos para las distintas categorías de bienes.
El porcentaje que se aplica dependerá del tipo de activo. Un ordenador no tiene necesariamente el mismo periodo de amortización que una furgoneta, una máquina industrial o un inmueble.
Por eso es importante clasificar correctamente cada inversión antes de contabilizarla.
Ejemplo sencillo de amortización
Imaginemos que un autónomo compra un equipo informático por 1.200 euros para utilizarlo exclusivamente en su actividad profesional.
Como se trata de un bien que previsiblemente utilizará durante varios años y supera el límite previsto para los bienes de escaso valor, no se deducirá necesariamente todo el importe en el ejercicio de compra.
El coste se irá llevando a gasto mediante las amortizaciones que correspondan según las tablas aplicables.
En cambio, si compra una pequeña herramienta profesional nueva por 250 euros, podría amortizarse íntegramente en ese ejercicio si se cumplen las condiciones previstas para los bienes de escaso valor.
Por qué las amortizaciones son importantes para autónomos y pymes
Las amortizaciones no son simplemente una obligación contable. También influyen directamente en el resultado fiscal del negocio.
Si eres autónomo, las amortizaciones correctamente aplicadas pueden reducir el rendimiento sobre el que calculas el IRPF. Si trabajas mediante una sociedad, pueden reducir el beneficio sujeto al Impuesto sobre Sociedades.
Por ejemplo, si un negocio obtiene un beneficio de 35.000 euros y durante el ejercicio registra correctamente 3.000 euros de amortizaciones deducibles, el resultado sobre el que se calcula la tributación será menor.
Además, repartir el coste de una inversión durante varios ejercicios permite que la contabilidad represente de forma más realista la situación de la empresa. Una furgoneta de 25.000 euros que se utilizará durante años no debería tener el mismo tratamiento que un gasto cotidiano del negocio.
Errores frecuentes al amortizar bienes
Uno de los errores más habituales es llevar directamente a gasto una inversión que debería haberse registrado como inmovilizado. También puede ocurrir lo contrario: amortizar durante varios años pequeñas adquisiciones que podrían acogerse al tratamiento previsto para bienes de escaso valor.
Otros problemas aparecen cuando se utilizan porcentajes incorrectos, no se conserva la factura de compra o se intenta deducir un bien que no está suficientemente relacionado con la actividad.
Una contabilidad bien organizada permite identificar estos casos desde el momento en que se realiza la compra y aplicar correctamente el tratamiento fiscal correspondiente.
Asesoría contable en Gandia para autónomos y pymes
Determinar si una compra debe contabilizarse como gasto o como inversión puede parecer una cuestión menor, pero tiene consecuencias directas sobre la contabilidad y los impuestos del negocio.
En Serra Piera Asesores, como asesoría contable en Gandia, ayudamos a autónomos y pymes de Gandia y La Safor a registrar correctamente sus inversiones, calcular las amortizaciones y mantener una contabilidad actualizada y coherente con sus obligaciones fiscales.
Una correcta gestión contable permite conocer mejor la situación real del negocio, aprovechar adecuadamente los gastos deducibles y reducir el riesgo de incidencias en caso de una comprobación de Hacienda.